Cuidar de uma empresa é uma tarefa um tanto quanto complexa, é preciso saber um pouco de tudo: marketing, gestão de negócios, gestão de pessoas e claro, entender de finanças para, por exemplo, entender a folha de pagamento dos funcionários.
Cuidar da folha de pagamento, é por si só, uma tarefa de bastante responsabilidade. É por isso que é preciso estar muito atento sobre as principais regras que a envolvem. Aí está a importância de contar com um profissional capacitado e dedicado para isso, o contador.
Mas, mesmo que você não entenda o processo e entregue a responsabilidade nas mãos do profissional, é válido saber as principais regras para administração da folha de pagamento. Separamos 5 principais pontos para você ficar atento, confira:
1) Obrigatoriamente, o que deve constar na Folha de Pagamento?
A legislação trabalhista prevê que todos os rendimentos pagos aos colaboradores de uma empresa, mesmo que “in natura”, devem constar na folha de pagamento, na coluna dos proventos. Além dos rendimentos pagos por iniciativa contratual entre o empregador e o empregado, é necessário atentar-se para os proventos obrigatórios previstos nas convenções coletivas de trabalho. Também, na coluna dos descontos é necessário lançar todas as retenções de tributos incidentes sobre os rendimentos, os descontos obrigatórios por força de convenção coletiva ou os descontos acordados entre o empregador e o colaborador.
2) Como não ter surpresas na Folha de Pagamento?
As surpresas na folha de pagamento podem ser erros de cálculos, supressões ou inserções indevidas, que certamente irão gerar multas e penalizações para o empregador. Principalmente nos tempos atuais em que todas as rubricas da folha já estão sendo enviadas em tempo real (no momento do cálculo) para o ambiente do e-Social. A melhor maneira de evitar estes aborrecimentos é processar as folhas de pagamento utilizando mão de obra capacitada para esta tarefa, além de utilizar-se de uma tecnologia da informação (software) moderna e de ponta!
3) Como manter a Folha de Pagamento controlada adequadamente?
A maneira adequada de controlar todas as variáveis que podem ocorrer na folha de pagamento dos seus colaboradores é: a) manter-se atualizado com a legislação trabalhista, previdenciária e o que está disposto nas convenções coletivas de trabalho; b) utilizar-se de um software atualizado e de ponta; e c) estabelecer uma rotina de comunicação clara com seus colaboradores e a pessoa ou empresa que presta o serviço de elaboração da folha de pagamento. As orientações citadas nas letras “a” e “c” podem ser resolvidas com a contratação de um profissional moderno e capacitado da área contábil.
4) É possível reduzir o custo da Folha de Pagamento sem perdas?
Com as duas reformas trabalhistas ocorridas em 2017 e 2019 através das leis 13467/2017 e 13874/2019 (lei da liberdade econômica), houveram muitas reduções de custos trazidos pela própria legislação, como exemplo:
- o trabalho intermitente;
- as rescisões de trabalho por acordo entre as partes;
- a carteira de trabalho digital;
- os proventos de ajudas de custos e diárias, pagos ao trabalhador sem a incidência de tributos.
Não há como reduzir os custos trazidos pelos valores dos cálculos da folha de pagamento, sem levar em consideração a legalidade das decisões que o empregador pode tomar. Para isso é necessário ter ao seu lado um profissional da área contábil, capacitado, para ajudar na redução dos custos. Aqui, nasce a necessidade de fazer um bom planejamento tributário e financeiro, tendo em vista o modelo de negócio e relacionamento com os empregados, versus os dispositivos da legislação.
5) Por que contratar um contador para fazer a Folha de Pagamento da minha empresa?
O profissional que mais entende de cálculos de folha de pagamento é o contador. Infelizmente, nem todos os profissionais contábeis da região e do país, estão comprometidos com a redução das despesas com folha do empregador, focados na legalidade de seus processamentos, tão pouco com o “compliance” dos cálculos trabalhistas. No Escritório Domínio Contabilidade, temos como “regra sagrada” o cuidado com a redução dos custos que nossos clientes empregadores têm com suas folhas de pagamento, bem como a segurança que eles possuem em receber as folhas e todos os processamentos da área trabalhista, totalmente embasados na legislação atual.
Esses são apenas alguns pontos essenciais e importantes para o conhecimento daqueles que possuem uma empresa e que optam por administrar internamente as folhas de pagamento de seus colaboradores.
Para tanto, como indicado no item cinco, contar com um profissional da área de contabilidade para realizar esse trabalho, além de ser mais seguro, é também uma forma de ganhar mais tempo para focar no trabalho que depende exclusivamente do gestor.
Depois de ler esse artigo reflita sobre o assunto e lembre-se de que, se decidir optar por contratar uma assessoria especializada, a equipe do Escritório Domínio está pronta para isso. Anote os contatos: (54) 3232.4740 ou (54) 3232.2651. Se preferir, envie um e-mail para contato@escritoriodominio.com.br.