A partir de julho, estima-se que 20 milhões de empresas estarão sujeitas à transmissão das informações trabalhistas para o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social).
Essa obrigação caberá a todas as empresas do País, incluindo as micro e pequenas empresas (MPEs) e os microempreendedores Individuais (MEIs) que tenham empregados. Desde janeiro deste ano, cerca de 14 mil empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a transmitir dados referentes à folha de pagamento para o sistema e-Social. Estas organizações, segundo especialistas, não vêm enfrentando muitas dificuldades por que já contam com equipe capacitada para o envio das obrigações. Contudo, os pequenos negócios devem aproveitar os próximos dias para iniciar o procedimento de validação dos dados básicos dos funcionários e qualificação cadastral.
A Receita Federal já deu declarações afirmando que não deve alterar o cronograma do e-Social. Para o contador e vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade (CRCRS), Celso Luft, é melhor não ficar contando com a prorrogação dos prazos e dedicar-se ao preenchimento das lacunas exigidas na primeira fase do e-Social: nome completo, data de nascimento, número do PIS, CPF e CEP dos colaboradores. Este é um momento simples, mas que em alguns casos pode requerer dedicação e levar tempo, avisa o especialista. “Às vezes é preciso entrar em contato com os funcionários e aguardar as informações atualizadas. Se o empregador não detalhar tudo ou não colocar os dados corretos, o responsável não conseguirá validar e transmitir pelo e-Social”, alerta Luft. A necessidade de buscar informações corretas sustenta Luft, poderá trazer preocupação em um primeiro momento, mas depois virão os ganhos. “Não é possível, por exemplo, que um empregador não tenha o endereço completo do funcionário ou tenha no cadastro apenas um telefone antigo. Isso é mais comum do que se imagina e pode gerar dor de cabeça em algum momento”, comenta Luft.
Para cumprir essa exigência e fazer a transmissão de dados, adverte o gerente sênior de estratégia de negócios da Serasa Experian, Murilo Couto, é importante utilizar um certificado digital válido. A transmissão dos dados por meio de certificado digital garante a origem e autenticidade das informações. “O certificado digital padrão ICP-Brasil, do tipo A1 ou A3, precisa estar válido para que a empresa não perca os prazos fixados. Por isso, é recomendável a renovação desse documento para evitar problemas”, observa Couto. O cronograma contempla três grupos (grandes empresas, demais empresas privadas e entes públicos), sendo que cada um tem cinco fases. Quando totalmente implementado o sistema substituirá 15 prestações de informações e reunirá informações de mais de 47 milhões de trabalhadores dos setores público e privado do País.
O e-Social não cria obrigações acessórias, apenas centraliza rotinas trabalhistas antes entregues individualmente, como o livro de registro de empregados e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), dentre outros. Também inclui em seu sistema o envio de informações à Previdência Social, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O objetivo é a melhora geral da qualidade das informações sobre as relações de trabalho. Se a empresa contratar um prestador de serviço pessoa física ou jurídica com algum tipo de obrigação previdenciária, tributária ou trabalhista, terá de enviar as informações ao governo imediatamente.
As penalidades do e-Social:
Não enviar os dados do e-Social – R$ 500,00 por mês (lucro presumido) ou R$ 1,5 mil por mês (lucro real). Para ME/EPP há redução de 70% da multa. (art. 57 da MP 2.158-35/2001);
Empregado não registrado – R$ 3 mil ou R$ 6 mil em casa de reincidência. Para ME/EPP a multa é de R$ 800,00. (art. 47 da CLT) Ausência de dados no registro – R$ 600,00 por empregado. (art. 47-A da CLT) Férias – R$ 170,26 por férias não comunicadas (art. 153 da CLT);
Exames médicos obrigatórios (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional) – R$ 402,53 a R$ 4.025,33 (art. 201 da CLT);
Afastamento temporário do trabalhador – R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 92 da Lei nº 8.212/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018);
Comunicação de acidente do trabalho (CAT) – Variável entre R$ 1.693,72 a R$ 5.645,80, aumentadas em caso de reincidência. (art. 22 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018);
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) – R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 133 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)